Автоматизация непродуктовых магазинов

Автоматизируем магазины любой специализации: парфюмерия и косметика, детские товары, стройматериалы, товары для дома и сада, хозтовары, канцелярия, одежда, обувь, спорттовары, и т п. и любого формата — самообслуживания или прилавочной торговли

 

Зачем автоматизировать магазин?

Автоматизация позволяет вам полностью контролировать бизнес — вы всегда знаете, сколько у вас денег: в товаре, в обороте, в складских остатках, сколько вы должны поставщикам, и сколько должны вам.

Автоматизация товародвижения кардинально улучшает эффективность управления магазином, позволяет увеличить продажи и снизить издержки, поскольку у вас появляются следующие инструменты:

1. Полный контроль товарных запасов
2. Быстрая корректировка ассортимента в зависимости от спроса
3. Быстрая инвентаризация
4. Быстрая корректировка цен и ценников в торговом зале
5. Заказ товаров и взаиморасчеты с поставщиками полностью автоматизированы
6. Полное прекращение злоупотреблений со стороны персонала
7. Системы лояльности для покупателей любого уровня сложности

Если в ассортименте вашего магазина есть товары, подлежащие обязательной маркировке (одежда, обувь, текстиль, парфюмерия, автошины, фототовары, лекарства, табак), то вы не можете работать без автоматизированного товароучета — кассовое место должно быть с кассовой программой и 2D сканером штрих-кода, для приемки товара необходим считыватель 2D штрих-кодов (сканер или ТСД), все накладные в обязательном порядке проводятся через ЭДО

 

 

Товароучетные программы для непродуктовой розницы

Товароучетное ПО для непродуктового магазина может быть локальным (стационарным) или облачным.

Локальная товароучетная программа покупается и устанавливается на компьютер. Больше за нее платить не нужно, кроме случаев каких-либо глобальных обновлений Законодательства, таких как 54-ФЗ или маркировка.

Облачная программа подразумевает удаленное использование ресурсов разработчика с регулярной оплатой: по тарифу, подписке или с определенной периодичностью, например ежемесячно, ежеквартально или раз в год.

Какой тип программы выбрать непродовольственному магазину? Ответ однозначный: магазин среднего или крупного формата, тем более сетевой, сможет нормально работать только на стационарном товароучетном ПО.

 

Для небольшой розницы выбор зависит от сферы деятельности и от того, какие задачи хочет решить владелец магазина. Этот вопрос обычно решается на этапе подготовки к автоматизации. Менеджеры нашего отдела информационных технологий, основваясь на своем опыте внедрений, расскажут о всех плюсах и минусах ПО различного типа и помогут выбрать оптимальный вариант

 

Стационарное товароучетное ПО

Для автоматизации магазинов любого размера и формата мы рекомендуем товароучетную программу "ШТРИХ-М: Торговое предприятие 5", которая работает с "1С: Предприятие 8". Программа масштабируемая, ее можно дополнять гранулами, расширяющими функционал. Полностью адаптирована для работы с маркировкой, все обновления для соответствия требованиям Законодательства РФ, выходят вовремя. Стоимость от 18 000 рублей.

Для маленьких магазинов рекомендуем экономичный вариант — "ШТРИХ-М: Розничная торговля 5 базовая версия". Это одновременно и товароучетная, и кассовая программа, т. е. заплатив шесть с половиной тысяч рублей, вы автоматизируете и товароучет, и рабочее место кассира. Это профессиональное ПО на базе "1С: Предприятие 8", в котором предусмотрены абсолютно все особенности розничной торговли.

Обе программы являются конфигурацией 1С, поэтому ни кассиру, ни товароведу не придется привыкать к новому интерфейсу — все всем давно известно, привычно и понятно. 

Главное преимущество стационарного ПО — за него один раз заплатил, и оно твое навсегда, никаких ежемесячных поборов не будет. Возможно, потом придется платить за услуги сопровождения, а может и не придется, по-разному бывает, и зависит не от программы, а от пользователя. Когда клиент заказывает у нас комплексную автоматизацию магазина, в стоимость входит тренинг, на котором наш программист учит сотрудников магазина работать с товароучетным ПО. Тот, кто отработал этот тренинг по полной, а не просто отсидел положенные часы в учебном классе, в дальнейшем обычно сам справляется с эксплуатацией программного обеспечения.

 

 

Облачное товароучетное ПО

Облачное ПО в настоящий момент подходит только для розницы малого или микроформата. Возможно, со временем эта ситуация изменится, но пока это так.

Когда вы решаете брать облачную товароучетку, следует четко понимать, что чем ниже плата, тем меньше у нее возможностей. Тариф 1 999 рублей в год выглядит, конечно, привлекательно, но это не товароучетная программа, а так, беглый обзор вашей торговой деятельности. Впрочем, все зависит от типа розницы, ее целей и задач. Для микробизнеса этого вполне может хватить.

Облачные ПО с нормальными возможностями начинаются на тарифах 12-15 тыс. руб. в год. Там и функционал неплохой, и техподдержка работает круглосуточно. Правда, вы не застрахованы на сто процентов от необходимости доплачивать за некоторые обновления. Чтобы не было вообще никаких финансовых неожиданностей, нужно брать "старшие" тарифы, а там цена начинается от 30 тыс. в год. 

В отличии от стационарного ПО, которое работает с онлайн кассами любых производителей, облачное ПО чаще всего "привязано" к определенным моделям 

 

 

Кассовое место

Автоматизированное рабочее место кассира (АРМК) — это главная точка вашего взаимодействия с покупателем. От того, как его обслужат на кассе, во многом зависит, вернется ли он в ваш магазин еще раз. Современный покупатель требователен, он считает, что каждый магазин обязан принимать оплату по банковской карте, а также иметь хорошую систему лояльности — предоствлять скидки, бонусы, сертификаты. 

Не менее стогие требования к вашему кассовому месту предъявляют государственные контролирующие органы: каждый магазин обязан работать только с применением онлайн кассы, а если в ассортименте есть товары, подлежащие обязательной маркировке, то к кассе должен быть подключен 2D-сканер штрих-кода.

Что такое 54-ФЗ и почему все розничные магазины обязаны работать с применением онлайн касс >>>

 

Что такое обязательная маркировка товаров "Честный ЗНАК" >>>

 

 

Кассовое место на POS-системе

Для полноценной автоматизации магазина крупного, среднего и малого формата необходима POS-система. Ее главная часть — компьютер с установленной на нем кассовой программой. К компьютеру подключают онлайн кассу в формате фискального регистратора и POS-периферию: сканер штрих-кода, монитор кассира, программируемую клавиатуру, табло покупателя, банковский терминал, денежный ящик.

Пример классической сборной POS-системы в строительном супермаркете КОЛЧЕДАНСКИЙ ПРИВОЗ. POS-компьютер GlobalPOS GP-230, онлайн касса РИТЕЙЛ-01Ф, LCD-монитор кассира диагональю 10",  программируемая клавиатура Poscenter S67B на 67 клавиш со встроенным ридером магнитных карт, дисплей покупателя POScenter LB-220 2*20 VFD, денежный ящик Форт 5К

 

Лучше всего для АРМК подходит профессиональное оборудование: POS-компьютер или сенсорный моноблок, но можно использовать ПК, ноутбук или планшет, при условии, что их характеристики позволяют работать с кассовой прграммой. Для совсем небольшой розницы может подойти даже мощный смартфон, но это решение имеет смысл только если предусмотрена мобильная торговля. Во всех остальных случаях стационарное кассовое место удобнее.

Кассовое место на ноутбуке. У ноутбука должно быть досточно интерфейсных разъемов, чтобы можно было одновременно подключить онлайн кассу, сканер штрих-кода и банковский терминал

Кассовое место на планшете. У планшетов обычно есть только USB-разъемы для подключения периферии. Это накладывает ограничения на выбор онлайн касс и сканеров штрих-кода — не все и не всегда стабильно работают через USB-порт. Кроме того, может не хватить разъемов, чтобы подключить еще и банковский терминал

Кассовое место на профессиональном планшете X9. Этот вариант дает больше возможностей — портов у Х9 много, и он поддерживает работу с большим количеством периферийного оборудования

 

 

Кассовое место на смарт-терминале

Смарт-терминал в одном корпусе объединяет компьютер, онлайн кассу, сканер штрих-кода, а если он со встроенным эквайрингом, то еще и банковский терминал. Имеет форм-фактор смартфона и кассовую программу в виде мобильного приложения. Такое устройство кажется универсальным решением всех задач, но только на первый взгляд . На деле все оказывается не так просто.

Следует понять и принять, что решение "автоматизация на смарт-терминале" подойдет только небольшим магазинам с низким трафиком: одежда, обувь, сувениры, отделы и "островки" в торговых центрах. Не рекомендуется магазинам стройматериалов, товаров для дома и сада, хозтоваров, метизов, автозапчастей — там всегда большой поток покупателей. 

Сами производители смарт-терминалов позиционируют свои модели как онлайн-кассы для малого и микробизнеса

 

Смарт-терминал по сути является смартфоном со встроенным принтером фискальных чеков. Соотвественно, у него имеются и все достоинтва, и все недостатки смартфона — включая периодические глюки и зависания по непонятной причине, а также потерю связи с интерентом в самый неожиданный момент. Теперь представьте, что вы в отбиваете чек, а смарт-терминал "завис". Если перед вами один покупатель, то вы как-нибудь с этим справитесь. А если очередь и все спешат? Нет, для магазина даже с очень средним трафиком это устройство не подойдет.

Чеки печатает медленно. Если у вас один покупатель в полчаса-час, то нормально, но если очередь — работать невозможно.

По поводу встроенного сканера штрих-кода — это, собственно фотокамера, которая имеется в каждом смартфоне. Казалось бы, шикарная идея: можно не тратить деньги на сканер ШК и избавиться от лишнего устройства на рабочем столе — там вечно не хватает места. На деле оказалось, что пользоваться фотокамерой как считывателем штрих-кода неудобно. Реально, практически никто не ползуется, все покупают сканер.

Есть большие ограничения с подключением дополнительного оборудования. Например, у популярной онлайн кассы ЭВОТОР 5 (она очень компактная и дешевая) всего один интерфейсный порт USB. Это значит, что можно подключить только одно устройство: или сканер ШК, или банковский терминал, или термопринтер, или весы. Если нужно подклчить одновременно более одного устройства, надо выбирать другие модели — они будут подороже и помассивнее.

А вот с приемом банковских карт (если смарт-терминал со встроенным эквайрингом) никаких проблем — работатет с такой же скоростью как обычный банковский терминал. Аккумулятор встроенный тоже работает хорошо, заряд держит как заявлено в техпаспорте, у разных моделей это 10-14 часов.  В целом смарт-терминалы отлично подоходят для автоматизации мобильных рабочих мест. Для них, кстати, всегода предусмотрен блок питания для зарядки от прикуривателя автомобиля.

Смарт-терминал — идеальная касса для курьеров интернет-магазинов, или любых магазинов, осуществляющих доставку. Особенно со встроенным эквайрингом, например, онлайн касса aQsi-5.

 

 

2D-сканеры штрих-кода

В настоящее время мы рекомендуем всем магазинам покупать именно 2D-сканеры, которые считывают любые типы штрих-кодов: и одномерные, и двумерные, включая QR-коды. Все больше товаров переводятся в систему обязательной маркировки "Честный ЗНАК".  Полностью запрещен оборот немаркированной обуви, с 1 октября 2020 года началась обязательная маркировка парфюмерии и фотоаппаратов, с 1 ноября — автомобильных шин и покрышек, в 2021 году требования системы маркировки будут распространены на одежду и текстиль. Согласно государственной программе цифровизации экономики, к 2024 году оборот всех товаров народного потребления будет проходить исключительно через систему маркировки "Честный ЗНАК".

При розничной продаже маркированных товаров использование 2D-сканера на кассе обязательно. Кассир обязан отсканировать двумерный код маркировки и онлайн касса автоматически отправит данные о транзакции не только в ФНС, но и в систему "Честный ЗНАК"

2D-сканер штрих-кода понадобится также товароведу, для приемки товара и заведения его в товроучетную программу

 

 

Принтеры этикеток со штрих-кодом

Не всегда магазину удобно работать с фабричным штрих-кодом, поэтому требуется периодически распечатывать самоклеящиеся этикетки с внутренним штрих-кодом. Для товаров, подлежащих обязательной маркировке, потребуется оклеивание товарных остатков, возвратов и т. д.

Теоретически для этих целей можно использовать обычный офисный принтер и листы самоклеящейся бумаги, но на практике все в конце концов покупают профессиональный термопринтер. Он на порядок удобнее, поскольку "заточен" под требования розничной торговли.

Профессиональный принтер работает с рулоном этикеток стандартного размера (есть несколько типоразмеров), которые очень легко отделяются от основы — когда нужно много товара, это имеет большое значение.

В комплекте идет русифицированное ПО, позволяющее легко и просто настраивать внешний вид этикетки так, как необходимо и как хочется: можно выбрать из готовых шаблонов, изменить любой из понравившихся по собственному вкусу или вообще создать "с нуля".

Печатает этикетки с хорошим разрешением, а это важно, учитывая, что все сейчас переходят на 2D-штрих-коды, отличающиеся большой плотностью.

При выборе принтера следует ориентироваться прежде всего на то, сколько этикеток вы будете печатать в день Небольшому магазину обычно бывает достаточно термопринтера начального уровня — за смену он сможет напечатать до 3 000 этикеток. Магазину с большим оборотом больше подойдет термотрансферный принтер бизнес-класса.

О том, чем отличаются принтеры прямой печати от термотрансферных, вы можете узнать, посмотрев видеоролик на нашем канале YouTube

 

 

Инвентаризация

Для инвентаризации в автоматизированном непродуктовом магазине необходим терминал сбора данных.

Если магазин небольшой, может оказаться достаточно автономного ТСД. У таких устройств есть встроенная память — небольшого объема, но достаточная для автономной работы в течение нескольких часов. Но онлайн связи с компьютером у него нет, чтобы перекинуть данные на ПК, необходимо воспользоваться подставкой (кредлом), которая соединяется с компьютером проводом.

Автономные терминалы сбора данных довольно старомодное оборудование, но у него до сих пор немало пользователей, которые ценят в них простоту, надежность и невысокую цену. Да, они могут выполнять только самые несложные действия, но если вам их достаточно, то рекомендуем недорогие терминалы CipherLab серии 8000: ими уже много лет пользуются многие наши клиенты.

 

Инвентаризация и приемка товара с помощью специализированного ПО DataMobile и беспроводных ТСД, планшетов и смартфонов

Магазинам среднего формата, а также любым, в чьем ассортименте есть товары, подлежащие обязательной маркировке, следует использовать только профессиональные инструменты. Это не значит, что они супердорогие, напротив, программное обеспечение DataMobile разработчик продает по на удивление демократичным ценам. Оно работает не только на Windows, но и на Android, что не только позволяет выбрать недорогие ТСД (все устройства на Android дешевле виндовых), но и использовать имеющиеся в распоряжении заказчика гаджеты, такие как планшет или смартфон.

Но самое главное, что DataMobile позволяет не только проводить инвентаризацию, а легко и просто решать огромное количество задач:

• приход товара (после считывания штрих-кода товар автоматически пополняет базу данных)
• отпуск товара (по штрих-коду ведется учет отпущенных товаров)
• инвентаризация (при помощи мобильного терминала можно легко и быстро занести в базу данных любое количество наименований товара на складе или в торговом зале, при этом учет склада и весь процесс инвентаризации максимально застрахован от ошибок)
• формирование заказов от покупателя или поставщика (партия товара формируется автоматически, как только нужные позиции занесены в базу данных при помощи мобильного терминала)
• перемещение товара по торговой точке (в программу DataMobile оперативно заносятся данные об изменившейся позиции товара)
• мониторинг ценников
• торговля по образцам (мобильный терминал позволяет точно установить, где размещен аналогичный товар на складе; при помощи мобильного терминала сбора данных можно сформировать заказ на оптовую партию понравившихся образцов товара)
• борьба с очередями за счет организации мобильных касс (в часы пик можно оперативно увеличивать количество кассовых мест при помощи терминала сбора данных)