ЕГАИС: как продавать алкоголь и пиво

Что такое система ЕГАИС

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) - автоматизированная система, предназначенная для государственного контроля за объёмом производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Надзор за выполнением требований ЕГАИС осуществляет Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (Росалкогольрегулирование).

Поэтапное подключение розницы к системе ЕГАИС началось с 1 января 2016 года, когда магазины и общепит обязали подтверждать через ЕГАИС получение алкоголя, включая пиво, вино, водку.

С 1 июля 2016 для магазинов, торгующих вином и/или крепким алкоголем стало обязательным продавать каждую бутылку только через систему ЕГАИС.

 

ЕГАИС 3.0: помарочный учет алкоголя с 1 июля 2018 года

До 1.07.2018 производители и оптовые поставщики применяли серийный учет акцизных марок. На каждую партию алкоголя производитель получал определенное количество акцизных марок с последовательными номерами, равное количеству выпущенных бутылок. В отгрузочных документах достаточно было указать, что отгружены бутылки, которые оклеены марками с номерами в диапазоне "от ....до". 

С 1 июля 2018 года в документах отгрузки необходимо указывать номер акцизной марки каждой отгруженной бутылки

Производители отчитывются об объеме произведенного алкоголя с обязательным указанием штрих-кодов с наклеенных марок.

Поставщики указывают в своих накладных полный перечень привязанных к бутылкам акцизных марок.

Документооборот ЕГАИС 3.0

До 1 июля 2018 года в системе ЕГАИС остатки велись на двух регистрах.

• Регистр 1 — оптовый регистр учета. Продукция хранилась по партиям в разрезе регистрационных форм учета, РФУ1 и РФУ2 (справок А и Б).
• Регистр 2 — регистр остатков торгового зала. Продукция хранилась в разрезе алкогольного наименования и производителя/импортера. Реквизиты РФУ1 и РФУ2 отсутствуют

Регистр 3 ведет помарочный учет — создан дополнительный разрез хранения продукции (по штриховым кодам на бутылке). Документы об отгрузке принимаются только в 3-й версии документооборота, поддерживающей 3-й регистр.

 

Версия УТМ 4.2.0

С 1 апреля 2021 года введена новая версия универсального передаточного модуля.

Как указано на сайте Росалкогольрегулирования, "С целью поддержания документооборота в рабочем состоянии, организациям необходимо использовать актуальную версию универсального транспортного модуля ЕГАИС, который реализует поддержку всех последних нововведений как в техническом плане, так и в поддержке форматов документов, соответствующих текущему законодательству.".

Для работы с УТМ версии 4.2.0, необходимо обновить не только версию универсального транспортного модуля, но также кассовую и товароучетные программы. Обращайтесь в сервисный центр

Сроки обязательного перехода на УТМ ЕГАИС версии 4.2.0  >>>

 

Что требует ЕГАИС от магазинов и общепита

• Сканировать штрих-коды марок с каждой бутылки при приемке алкоголя (для проверки накладных), а также при его реализации (в целях списания в рамках ЕГАИС 3.0)
• Штрих-коды каждой бутылки указывать как в актах постановки на баланс, так и в актах списания.
• ЕГАИС 3.0 не позволяет ставить на баланс алкоголь, код которого стоит на остатках в другой организации.
• При перемещении бутылок из магазина в магазин необходимо вести помарочный учет каждой бутылки.
• Если окажется, что бутылка ранее уже была где-то продана, повторно продать ее невозможно. Для решения вопроса необходимо обращаться в Росалкогольрегулирование

Все остатки алкоголя на складах магазинов и общепита, которые были получены до 1 июля 2018 года, разрешено учитывать и продавать по старым правилам вплоть до полной реализации. Помарочный учет такого алкоголя вести не требуется

 

 

Как подключиться к ЕГАИС

Шаг 1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭЦП)

ЭЦП — это крипто-ключ, оформляется строго на одного пользователя (например, директора магазина).

Представляет собой электронный файл, который может храниться в двух вариантах:

1. на персональном компьютере
2. на флэш-носителе (RUTOKEN)

Задача ЭЦП — идентифицировать пользователя и обеспечить защищенное соединение с ЕГАИС

 

Шаг 2. Создать Личный кабинет на сайте Росалкогольрегулирования

Через этот кабинет магазин или предприятие общепита будут передавать все данные в Росалкогольрегулирование

Шаг 3. Установить на компьютер или кассу Универсальный Транспортный Модуль (УТМ)

Это специализированное программное обеспечение, которое осуществляет приём данных от внешних устройств, подписание документов с помощью ЭЦП и отправку подписанных документов в ЕГАИС. У этого ПО нет пользовательского интерфейса, данные оно передает в автоматическом режиме. 

Для функционирования УТМ обязателен доступ к сети интернет

Для помарочного учета алкоголя (ЕГАИС 3) необходима УТМ версии не ниже 4.2.0

 

 

Как принимать алкоголь на склад через ЕГАИС

Для помарочного учета нужно оборудовать рабочее место приемщика (кладовщика) считывателем 2D штрих-кодов и специализированным программным обеспечением. Кладовщик должен иметь возможность быстро отсканировать большое количество марок, для этого ему нужен надежный и удобный инструмент.

Возможны два варианта оснащения рабочего места.

 

ВАРИАНТ 1. Мобильное рабочее место

Беспроводной терминал сбора данных с программным обеспечением DataMobile ЕГАИС 3.0.

Это самый удобный вариант — ТСД представляет собой мобильный компьютер с хорошим процессором и памятью, он не только не ограничивает оператора в передвижениях, но и обеспечивает онлайн связь с товароучетной программой.

Программное обеспечение DataMobile ЕГАИС 3.0 ведет учет алкогольной продукции и позволяет работать с документами ЕГАИС:

• Помарочная приемка алкогольной продукции на основании документа ЕГАИС ТТН 3.0
• Постановка на учет алкогольной продукции и формирование документа ЕГАИС 3.0, акт постановки на баланс
• Приемка по штрих-коду палетной упаковки
• Перемещение продукции по складу и торговому залу
• Отгрузка товара и формирование документов ЕГАИС 3.0 ТТН
• Списание алкогольной продукции и формирование документов ЕГАИС 3.0
• Проверка валидности акцизных марок в системе ФСРАР

Посмотреть все возможности программы DataMobile ЕГАИС >>>

 

 

ВАРИАНТ 2. Стационарное рабочее место

На складе нужно установитьПК или ноутбук и подключить к нему 2D-сканер штрих-кода для считывания марок.

Удобнее использовать беспроводной сканер ШК — он позволяет оператору свободно перемещаться по складу.

Можно использовать и ручной проводной сканер ШК, но в этом случае коробки с бутылками придется подносить к рабочему столу оператора. И лучше купить сканер с длинным кабелем, иначе работать будет очень неудобно.

 

 

Как продавать алкоголь в розницу через ЕГАИС

На расчетно-кассовом узле любого розничного торгового предприятия, торгующего вином и крепким алкоголем, в обязательном порядке должны быть установлены:

Онлайн касса со всеми актуальными прошивками и фискальным накопителем на 15 месяцев

Не все кассы подходят для работы с системой ЕГАИС. Наиболее удачный вариант — фискальный регистратор, подключенный к компьютеру (это может быть профессиональный POS-компьютер, ПК или ноутбук).

Некоторые смарт-терминалы также подходят для торговли алкоголем, например ЭВОТОР, КАССАТКА, АЗУР, ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф, ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф-МИНИ.

Кнопочные онлайн кассы не подходят для работы эс ЕГАИС.

 

2D-сканер штрих-кода — он считывает двумерный код PDF-417 с бутылок, а также обычные штрих-коды с этих же бутылок и с остального товара.

Сканер на кассу выбирают либо ручной, либо настольный, это зависит от нагрузки на кассовый узел.