Онлайн кассы «под ключ» — что это такое?

Что должен сделать предприниматель, чтобы применять ККТ на законных основаниях

Удивительно, как мало предпринимателей разбираются в функционале онлайн касс, а также в том, какие требования предъявляют к ним, как к владельцам, государственные органы. Нет, разумеется, все слышали о 54-ФЗ, но практически никто этот закон не читал. А зря. Среднестатистический предприниматель просто не понимает, как работает онлайн касса, и что нужно делать, чтобы не нарваться на весьма ощутимые денежные штрафы.

Вот типичный разговор менеджера компании «Оргтехцентр» с индивидуальным предпринимателем, который пришел купить онлайн кассу

Менеджер. Рекомендую Вам купить комплект «под ключ», у нас есть несколько вариантов специально для ИП

Предприниматель. Зачем мне какие-то комплекты, просто кассы что, недостаточно?

Менеджер. Нельзя просто достать кассу из коробки и начать отбивать чеки. Она так не работает

Предприниматель. А что надо сделать, чтобы касса работала?

Менеджер. Зарегистрировать ее в ФНС. И да, для этого придется потратить еще денег

Предприниматель. Еще за что-то платить?! Вы просто грабители!

Менеджер. Да, понадобится еще за многое заплатить. И мы не грабители — мы стараемся помочь Вам сэкономить

Итак, дайте разберемся, без чего онлайн кассу не зарегистрируют в ФНС

1. Усиленная электронно-цифровая подпись (ЭЦП) Это криптоключ, без которого невозможно вообще ничего — зарегистрировать онлайн кассу в ФНС, заключить договор с ОФД. поменять фискальный накопитель и т. д. Очень часто он у предпринимателя уже есть, например с его помощью он удаленно сдает в ФНС бухгалтерскую отчетность. Если же ЭЦП (причем подходит не любая!) нет, то нужно ее выпустить. В ФНС это бесплатно, в аккредитованных удостоверяющих центрах платно

2. Фискальный накопитель (ФН) Обязательное сменное устройство в составе любой онлайн кассы. Является резервным хранилищем данных о всех транзакциях (продажах, возвратах и пр.). Оборот фискальных накопителей жестко регламентируется государством, можно использовать только ФН, занесенные в Госреестр. Каждая единица ФН имеет уникальный заводской номер, который заносится в базу ФНС при регистрации онлайн кассы. Подлежит обязательной замене через 13, 15 или 36 месяцев, в зависимости от вида деятельности владельца кассы. Касса без ФН или с накопителем, у которого закончился срок действия, работать не может (автоматически блокируется). Если вам предлагают купить онлайн кассу дешевле 10 000 рублей, значит цена указана без ФН. Стоимость фискальных накопителей у всех продавцов примерно одинакова, плюс-минус 100 рублей

3. Договор с ОФД  Оператор фискальных данных — это компания, которая обеспечивает хранение в «облаке» и автоматическую передачу данных о продажах в ФНС. Зарегистрировать онлайн кассу в ФНС без договора с оператором фискальных данных невозможно. Причем работать можно только с компанией, которую ФНС включила в Государственный реестр операторов фискальных данных. Договор заключается сроком на 1 год

Все это входит в стоимость каждого комплекта «Онлайн касса под ключ»: фискальный накопитель ФН-1.1М нового образца и договор с ОФД. Менеджер подробно объяснит, какие документы необходимы для оформления ЭЦП. Поможем выбрать ОФД и тип фискального накопителя. Установим ФН в кассу. Все сделаем быстро, качественно и с вашим минимальным участием

4. Регистрация онлайн кассы в ФНС
Регистрация тоже входит в стоимость каждого комплекта. Почему это удобно и выгодно?

Вам не придется лично идти в налоговую

В рамках пакета «онлайн касса под ключ» наше ЦТО зарегистрирует и фискализирует вашу кассу, вам никуда не нужно идти и ничего не нужно делать

Вам не придется разбираться с инструкцией по регистрации кассы
Инструкция написана понятно, но в ней более 30 страниц, и разбираться с ней — это серьезная работа, с которой справляются далеко не все

Вы получаете 100% защиту от ошибок при регистрации кассы
Владелец кассового аппарата имеет право регистрировать ККТ самостоятельно, но если в процессе допустит ошибку (к сожалению, это бывает нередко), то последствия могут оказаться дорогостоящими. Когда вы поручаете регистрацию и фискализацию ККТ Центру технического обслуживания, то автоматически передаете ему все риски. Если что-то пойдет не так, то это проблема ЦТО, и вас это не касается

Сколько стоят ошибки при самостоятельной регистрации кассы

Приведем всего пару примеров

Автоматическая блокировка ФН
Разблокировать его невозможно, и придется покупать новый. Цена такой ошибки от 10 000 до 15 000 рублей в зависимости от типа ФН. Взыскать вам эти потери будет не с кого — ведь вы занимались регистрацией кассы самостоятельно, и ответственность за ошибки несете сами

Нарушение требований Законодательства по применению ККТ
Бывают ситуации и похуже. В наш ЦТО обращались уже несколько пользователей ККТ, которые не получили подтверждения из ФНС о регистрации своей кассы. Они даже не поняли, что что-то пошло не так, и начали спокойно торговать, выбивая чеки. И только через несколько месяцев с удивлением выяснили, что эти чеки до налоговой не доходят. Это однозначно трактуется налоговой как торговля без применения ККТ, никакие аргументы из разряда «ну мы же не знали» не проходят. Кассы этим пользователям в нашем ЦТО настроили, как положено. А вот с ФНС они разбираются до сих пор

И последнее. Купить комплект «касса под ключ» на 20% дешевле, чем покупать отдельно кассу, фискальный накопитель и услуги. За комплект указана полная стоимость, включая ФН, ЭЦП, договор с ОФД и регистрацию в ФНС и обучение кассира. Больше никаких доплат, включай — и работай