Закрытие фискального накопителя

Прежде всего, уточним терминологию.

Когда говорят, что нужно «закрыть фискальный накопитель», речь идет о закрытии архива ФН.

В корпусе фискального накопителя находится чип, на который автоматически записываются копии всех фискальных документов, которые касса сформировала и отправила в налоговую. Архив этих документов требуется закрыть прежде, чем фискальный накопитель будет извлечен из кассы и отправлен в сейф предприятия. Больше этот ФН не может быть использован в ККТ никогда и ни при каких условиях. 

Закрыть архив фискального накопителя требуется только в двух случаях:

1. замена ФН (плановая или внеплановая)
2. снятие кассы с учета

Как закрыть архив ФН

Главное, что необходимо знать пользователю ККТ — закрытие фискального накопителя не рекомендуется выполнять самостоятельно, эта процедура должна выполняться инженером сервисного центра.

Почему?

Потому что закрытие архива ФН требует специальных знаний и навыков.

1. Нет единого алгоритма для того, чтобы закрыть архив ФН в кассах Атол, Эвотор, Штрих и других моделей. У неспециалиста есть только один путь: идти на сайт производителя своей ККТ, искать инструкцию на конкретную модель, и точно следовать этой инструкции. Статьи, найденные в интернете, особенно, если они написаны «понятным языком» использовать не рекомендуется. Во-первых, настоящие инструкции всегда написаны техническим языком, с обязательным с использованием специальной терминологии, поскольку предназначены для специалистов. Перевести технический язык на «простой» невозможно без частичной потери смысла. Во-вторых, разработчики периодически вносят в свои инструкции изменения, что связано с обновлениями ККТ и фискальных накопителей. Авторы «простых пошаговых инструкций со скриншотами» за этими изменениями обычно следить не успевают, поэтому почти всегда транслируют устаревшую или неполную информацию.

2. Если ФН меняется внепланово из-за того, что его память переполнена или технических неполадок (например, произошел технический сбой и накопитель вышел из строя), то пользователь не сможет самостоятельно закрыть архив накопителя, это можно сделать только в условиях сервисного центра.

Архив ФН закрыт — накопитель становится нерабочим

Закрытие фискального накопителя — необратимое действие, «открыть» его, чтобы снова использовать в кассе, невозможно. 

Если вы запустили процедуру закрытия ФН по ошибке, то остановить ее не получиться. Итог – вам придется купить новый ФН и заново пройти полную процедуру регистрации ККТ в ФНС

Закрытый ФН и выгрузка данных для налоговой

По закону владелец кассы обязан хранить ФН в течение 5 лет.

Для чего это нужно?

Фискальный накопитель является резервным хранилищем фискальных документов, и ФНС в любой момент может потребовать от предпринимателя предоставить их для проверки. Выгрузка архива ФН для ФНС выполняется с помощью специальной программы, которую нужно скачать с сайта nalog.ru.

Если архив ФН закрыт некорректно, то извлечь запрошенные документы не получится, и налоговая инспекция может счесть это попыткой скрыть данные. 

Предприниматель должен помнить, что Закон 54-ФЗ возложил на владельца ККТ всю полноту ответственности за правильную работу кассового аппарата. Не имеет значения, знает владелец об особенностях обслуживания и ошибках своей кассы (в том числе и о том, что архив ФН закрылся с ошибками) или нет. Как известно, незнание закона не освобождает от ответственности.

Порядок закрытия ФН: отчет в ОФД

Если пользователь категорически настроен закрыть ФН самостоятельно, ему рекомендуется придерживаться следующего порядка действий

1. Закройте смену на кассе

2. Касса распечатает чек с отчетом, который нужно внимательно изучить
   Убедитесь, что все фискальные документы отправлены в ОФД.
   Для этого найдите в отчете строку «Количество неотправленных ФД», напротив нее должен быть 0.

3. Закрыть архив накопителя. Для разных моделей кассовых аппаратов эта процедура отличается. Понадобится специальная утилита или драйвер, которую скачивают на сайте производителя ККТ. Там же можно найти подробное описание, как ими пользоваться

4. Отправьте отчет в ОФД. Убедитесь (в Личном кабинете), что отчет доставлен

5. Дождитесь подтверждения от ФНС, что ваш отчет получен налоговой. До получения такого уведомления процедура закрытия ФН не закончена

6. Распечатанный кассой чек с отчетом рекомендуется хранить, он может понадобиться при перерегистрации ККТ

Самая частая ошибка закрытия архива ФН

Если в отчете напротив строки «Количество неотправленных ФД» указана цифра, отличная от 0, значит в ККТ есть фискальные документы, не дошедшие до ОФД и нужно разбираться в причинах. Пока все документы не будут отправлены в ОФД, закрытие архива ФН невозможно.

Две самые простые причины — у вас не работает интернет или возникли проблемы в коммуникации с ОФД.

Если интернет работает штатно, то приступайте к поиску причин отсутствия связи между кассой и ОФД. Зайдите в Личный кабинет своего ОФД, и первым делом убедитесь, что:

• касса действительно подключена к ОФД (при самостоятельной регистрации ККТ пользователи часто забывают указывать важные параметры и/или не доводят до конца некоторые обязательные процедуры)

• не закончился оплаченный период по договору

Если со статусом ККТ и договором все в порядке, проверьте все сообщения в ЛК, должно быть сообщение «Не поступают документы» (в разных ОФД формулировки могут незначительно отличаться, но смысл понятен). Если сообщений нет, то нужно звонить в техподдержку ОФД.

Если такое сообщение есть, то нужно провести тестирование параметров связи. Процедура отличается для разных кабинетов ОФД и моделей кассовых аппаратов.

Если самостоятельно разобраться не получается, звоните в техподдержку ОФД. Если и там не смогут помочь — обращайтесь в Центр технического обслуживания ККТ.

Важно! После того, все документы переданы в ОФД, необходимо убедиться, оператор их получил. Эта информация есть в Личном кабинете.

Как правильно закрыть фискальный накопитель

Есть два способа закрыть архив ФН быстро и без ошибок:

1. иметь в штате квалифицированного ИТ-специалиста

2. обратиться в любой центр технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовой техники.

Можно обратиться в сервисный центр «Оргтехцентр». Закрытие фискального накопителя выполняется, когда владельцу кассы требуются замена ФН, перерегистрация ККТ с заменой ФН или снятие ККТ с учета в налоговой.

«Оргтехцентр» является сертифицированным авторизованным или официальным сервисным центром многих брендов ККТ и ПО.